Interne Adressbücher

Interne Adressbücher sind IQ4docs-eigene Adressbücher (es können auch Daten aus externen Quellen importiert werden, siehe Adressbuch erstellen). Die Einträge der Adressbücher können Anwendern oder Anwendergruppen mittels Angabe von Anwendernamen, Abteilungen oder Schlüsselwörtern zugänglich gemacht werden (die Einträge aller Adressbücher werden am Gerät in einer sortierten Liste angezeigt). Auf diese Weise enthält das Adressbuch des Anwenders am Gerät nur die Einträge, die benötigt werden und vermeidet zu viele Adressbucheinträge und die damit verbundene Sucharbeit.

Neben den vom Administrator angelegten Adressbucheinträgen kann den Anwendern auch das Recht gegeben werden, sich eigene Adressbucheinträge anzulegen und zu verwalten, siehe Mein Adressbuch.

Legen Sie in diesem Bereich Adressen an, die die berechtigten Anwender am Gerät verwenden können. Sie können

  • E-Mailadressen und / oder
  • Faxnummern

in einem Adressbucheintrag speichern. Einträge mit E-Mailadresse können am Gerät an Stellen verwendet werden, an denen eine E-Mailadresse aus dem Adressbuch ausgewählt werden kann (Scanfunktionen mit Ziel E-Mail, siehe auch E-Mail (Scan zu einer beliebigen E-Mailadresse)). Einträge mit Faxnummer können im Faxdialog aus dem Adressbuch ausgewählt werden, siehe Mein Faxmenü.

Um die Webadministration zu öffnen, geben Sie im Webbrowser http://<Hostname>/webadmin ein (wobei Hostname dem Server entspricht, auf dem das IQ4docs WebAdmin installiert wurde). In einer Mandantenumgebung geben Sie die URL ein, die Sie vom Mandantenverwalter erhalten haben (z.B. http://server/webadmin/#/cf992178-4bd6-431c-b815-b9d734d0ded3). Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich mit einem Anwender mit Administratorrechten (Login und Passwort) oder dem IQ4docs Systemadministrator (standardmäßig administrator mit Passwort admin) an.

Klicken Sie in der Webadministration im Menü auf Adressbücher > Interne Adressbücher.

Um die Liste zu sortieren, klicken Sie auf den gewünschten Spaltenkopf. Klicken Sie erneut um die Sortierreihenfolge umzukehren (wird mit einem Pfeil markiert).

Standardmäßig werden nicht alle verfügbaren Spalten angezeigt. Um Spalten ein- oder auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen die gewünschten Spalten aus oder klicken (falls vorhanden) auf die Schaltfläche Spalten. Mit der Schaltfläche Zurücksetzen kann die Ansicht auf Standard zurückgesetzt werden (nicht in allen Listenansichten verfügbar).

Die vorgenommen Änderungen werden im Local Storage des Browsers gespeichert und werden verworfen, wenn diese Daten im Browser gelöscht werden (Browsercache leeren).

Unter der Listenansicht können Sie mit den Navigationsschaltflächen durch die Datensätze navigieren und die Anzahl der angezeigten Datensätze einstellen.

Klicken Sie unter der Liste der Adressbücher auf die Schaltfläche Adressbuch anlegen. Vergeben Sie einen Namen für das Adressbuch und klicken Sie auf OK. Es öffnet sich der Detaildialog des Adressbuches.

Name: Geben Sie den Namen des Adressbuches an. Dieser Name ist für den Anwender nicht sichtbar.

Sie können das Adressbuch auch nur bestimmten Anwendergruppen verfügbar machen. Deaktivieren Sie dazu zunächst die Option Dieses Adressbuch allen Anwendern zuordnen.

Die Zuordnungen sind Oder-verknüpft. Trifft eine der Bedingungen zu, werden die betroffenen Geräte oder Anwender hinzugefügt bzw. ausgeschlossen.

Wählen Sie unter Abteilungen die gewünschten Abteilungen aus der Liste aus (Sie können die Abteilungen auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Wählen Sie unter Anwender die gewünschten Anwender aus der Liste aus (Sie können die Anwender auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Sie können die Zuordnung zum Anwender auch über ein Schlüsselwort vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Schlüsselwörter ein beliebiges Anwender-Schlüsselwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Geben Sie allen Anwendern, die für die Verwendung berechtigt sein sollen, das gleiche Schlüsselwort, siehe Anwenderliste. Sie können Schlüsselwörter auch als Gruppenzugehörigkeit aus einem Verzeichnisdienst importieren, der Name der Gruppe wird automatisch zu einem Schlüsselwort.

Geben Sie an dieser Stelle mehrere Schlüsselwörter an, genügt beim Anwender eins dieser Schlüsselwörter um Zugriff auf den Workflow zu erhalten.

Sie können das Adressbuch auch nur an bestimmten Geräten oder durch Schlüsselworte definierten Gerätegruppen verfügbar machen. Deaktivieren Sie dazu zunächst die Option Dieses Adressbuch allen Geräten zuordnen.

Die Zuordnungen sind Oder-verknüpft. Trifft eine der Bedingungen zu, werden die betroffenen Geräte oder Anwender hinzugefügt bzw. ausgeschlossen.

Wählen Sie unter Geräte die gewünschten Geräte aus der Liste aus (Sie können die Geräte auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Sie können die Zuordnung zum Gerät auch über ein Schlüsselwort vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Schlüsselwörter ein beliebiges Schlüsselwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Geben Sie allen Geräten, die für die Verwendung berechtigt sein sollen, das gleiche Schlüsselwort, siehe Geräteliste.

Geben Sie an dieser Stelle mehrere Schlüsselwörter an, genügt beim Gerät eins dieser Schlüsselwörter um Zugriff auf den Workflow zu erhalten.

Mit der Schaltfläche Hinzufügen unterhalb der Tabelle können Sie neue Adressen hinzufügen. Es öffnet sich der Detaildialog, in dem Name, E-Mailadresse oder Faxnummer bearbeitet werden können. Beachten Sie bei der Faxnummer die allgemeinen Vorgaben zur Faxnummer (z.B. ggf. erforderliche 0 für Amtsholung o.Ä.).

Mit der Schaltfläche Bearbeiten am Ende einer jeden Zeile können Sie den gewählten Eintrag verändern. Es öffnet sich der Detaildialog, in dem Name, E-Mailadresse oder Faxnummer bearbeitet werden können. Beachten Sie bei der Faxnummer die allgemeinen Vorgaben zur Faxnummer (z.B. ggf. erforderliche 0 für Amtsholung o.Ä.).

Mit der Schaltfläche Löschen werden alle ausgewählten Adressbucheinträge gelöscht.

Sie können Ihre bestehenden Adressbucheinträge exportieren und importieren.

Die csv-Datei für den Adressbuchimport hat ein genau vorgegebenes Format (dieses Format wird beim Export eines Adressbuches erzeugt). Die Anzahl und Reihenfolge der Felder muss genau eingehalten werden. Der Spaltenkopf, d.h. die erste Zeile der Datei wird nicht importiert. Die Bezeichner der Felder sind nicht relevant.

Die Anzahl und Reihenfolge der Felder in der Importdatei muss genau eingehalten werden.

  • Name
  • Email
  • FaxNumber

Beispiel:

Name;Email;FaxNumber
Maik Schmidt;m.schmidt@company.com;0230312345678
Amtsgericht;;023039876543
Firma Zwo;firmazwo@company.com;

Mit der Schaltfläche Export CSV können Sie Adressbucheinträge in eine csv-Datei exportieren. Dadurch entsteht eine Datei, die Sie bearbeiten, erweitern und wieder importieren können.

Mit der Schaltfläche Import CSV können Sie Adressbucheinträge aus einer csv-Datei importieren (so können z.B. Geräteadressbücher importiert werden).